Comment utiliser WhatsApp Business avec plusieurs utilisateurs ?

Avec près de 2,7 milliards d'utilisateurs dans le monde, WhatsApp est devenu un outil essentiel pour les entreprises de toutes tailles. Chaque jour, plus de 175 millions de personnes interagissent avec des comptes professionnels sur WhatsApp . Ces chiffres donnent une image claire de la situation : WhatsApp est en train de devenir une plateforme essentielle pour communiquer efficacement avec les clients.

WhatsApp Business facilite la gestion des interactions avec les clients et constitue un outil de communication fiable et simple pour les entreprises. Mais qu'en est-il si vous avez besoin de plus d'une personne pour gérer ces conversations ? C'est là qu'intervient WhatsApp Business pour plusieurs utilisateurs.

Dans ce blog, nous allons voir comment vous pouvez utiliser WhatsApp Business pour permettre à plusieurs membres de l'équipe de se connecter avec les clients de manière transparente. De la configuration d'appareils supplémentaires à l'utilisation de l'API WhatsApp Business avancée, nous aborderons tout ce que vous devez savoir pour que votre équipe et vos clients soient satisfaits.

WhatsApp Business App pour plusieurs utilisateurs

L'application WhatsApp Business a été lancée en 2018 pour aider les petites et moyennes entreprises à se connecter avec leurs clients. Cette appli à télécharger gratuitement propose des fonctionnalités telles que les messages automatisés, les réponses rapides et les profils d'entreprise pour rendre les interactions plus fluides et plus professionnelles.

Jusqu'en septembre 2021, l'application WhatsApp Business ne pouvait être utilisée que sur deux appareils : un smartphone et un PC. Désormais, vous pouvez lier l'application WhatsApp Business à un maximum de cinq appareils, dont un téléphone et quatre appareils supplémentaires. Cette amélioration permet à plusieurs membres de l'équipe de gérer les conversations à partir de différents appareils.

Voyons maintenant comment configurer votre application WhatsApp Business pour une collaboration multi-utilisateurs en quelques minutes seulement.

Relier des appareils pour les petites équipes (en utilisant WhatsApp Web/Desktop)

1. Ouvrez l'application WhatsApp Business sur votre téléphone principal.
2. Appuyez sur les trois points (Plus d'options).
3. Sélectionnez "Appareils liés".
4. Choisissez "Lier un appareil".
5. Sur votre ordinateur, ouvrez whatsapp ou téléchargez l'application WhatsApp Desktop.
6. Scannez le code QR affiché sur l'écran de votre ordinateur à l'aide de l'appareil photo de votre téléphone.

Et voilà, c'est connecté !

Remarque : Votre téléphone principal doit être connecté à Internet pour relier et utiliser WhatsApp Business sur d'autres appareils. N'oubliez pas non plus de vous connecter à votre téléphone principal tous les 14 jours pour que les appareils liés restent connectés.

Limites de l'application WhatsApp Business

L'application WhatsApp Business avec les appareils liés est idéale pour les petites équipes. Elle est facile à configurer et gratuite, et elle permet à votre équipe de gérer les messages des clients à partir de différents endroits. 

Mais lorsque votre entreprise se développe et que le nombre de demandes augmente, les limites de l'application peuvent affecter votre service client et la productivité de vos agents. Voici quelques limitations à prendre en compte :

• Limite des appareils : il ne prend en charge que cinq appareils au maximum, ce qui peut être un problème pour les grandes équipes.
• Évolutivité : Il n'est pas conçu pour gérer un volume élevé d'interactions avec les clients et peut donc avoir du mal à répondre aux exigences d'une entreprise en pleine croissance.
• Fonctionnalités avancées : Il manque de fonctions avancées et d'automatisation qui sont nécessaires pour des opérations d'assistance à la clientèle plus étendues.

WhatsApp Business Premium pour plusieurs utilisateurs

En 2022, Meta a lancé une version payante de l'application professionnelle, WhatsApp Business Premium. Elle est actuellement en phase de test et il peut y avoir une liste d'attente pour y accéder. Cette version premium offre des fonctionnalités supplémentaires, telles qu'un service d'appel d'offres pour les entreprises.

• Présence professionnelle sur le web
• Prise en charge d'un maximum de 10 appareils
• Capacités d'affectation des chats

Pour plus d'informations sur l'accès et la connexion à WhatsApp Business Premium sur Android et iOS, consultez les instructions officielles de WhatsApp

Limites de WhatsApp Business Premium

Malgré ses fonctionnalités avancées, WhatsApp Business Premium présente certaines limites :

• Pas de support pour les tablettes : Vous ne pouvez pas vous connecter et utiliser l'application sur les tablettes.
• Listes de diffusion : La création et l'affichage de listes de diffusion ne sont pas possibles sur les appareils liés.
• Limite d'appareils : vous pouvez connecter jusqu'à 10 appareils, mais un seul d'entre eux peut être un smartphone.
• Disponibilité : Il n'est pas encore disponible pour tout le monde, car il est encore en phase de test.
• Automatisation limitée : Les fonctions d'automatisation disponibles sont encore limitées par rapport à des outils de communication professionnelle plus avancés comme les chatbots.

Si la taille de votre équipe reste inchangée, le fait d'avoir 5 à 10 appareils connectés à un numéro WhatsApp vous permet de gérer efficacement votre charge de travail. Mais à mesure que votre entreprise se développe et que votre clientèle s'élargit, vous finirez par avoir besoin d'une plateforme plus robuste pour gérer l'augmentation du volume et de la complexité. 

Parlons donc d'une autre solution : l'API WhatsApp Business.

WhatsApp Business API pour plusieurs utilisateurs

Si l'application WhatsApp Business est un excellent point de départ pour les petites équipes, les besoins des moyennes et grandes entreprises sont beaucoup plus complexes. Il ne s'agit pas seulement d'être disponible sur WhatsApp, mais aussi de résoudre rapidement les demandes, de gérer de gros volumes de discussions et de suivre les indicateurs de performance. L'APIWhatsApp Business peut vous aider à cocher toutes ces cases. 

L'API WhatsApp Business s'accompagne d'outils tels que l'IA et l'automatisation avancée qui apportent plusieurs avantages à votre entreprise. En voici quelques-uns :

Évolutivité

L'API est conçue pour répondre aux besoins croissants des moyennes et grandes entreprises. Elle vous permet de gérer des volumes importants d'interactions avec les clients sans compromettre la qualité ou la rapidité.

Chatbots

 L'API vous permet d'intégrer des chatbots alimentés par l'IA qui peuvent répondre aux questions fréquemment posées, envoyer des rappels de rendez-vous ou même collecter des informations de base sur les clients. Ces assistants virtuels libèrent vos agents humains pour qu'ils s'attaquent à des demandes plus complexes et fournissent une assistance personnalisée.

Lire aussi Créer un chatbot WhatsApp en 2024 : Étapes et outils d'intégration

Intégration CRM

L'API WhatsApp Business vous permet de connecter WhatsApp à vos systèmes de CRM , créant ainsi une source unique de vérité pour toutes les données clients. Cela permet de stimuler la productivité et de rationaliser les flux de travail. Votre équipe peut gérer les données des clients plus efficacement et personnaliser les interactions en fonction de leur historique d'achat ou de leurs préférences, ce qui peut conduire à des clients plus satisfaits et à une augmentation des ventes.

Nombre illimité de messages diffusés

L'API vous permet d'envoyer un nombre illimité de messages de diffusion à de larges audiences. De plus, vous pouvez segmenter vos contacts pour vous assurer que le bon message atteint les bonnes personnes.

Des informations précieuses sur les clients

 L'API fournit des données précieuses sur les interactions avec vos clients. Vous pouvez suivre le nombre de conversations, la rapidité avec laquelle votre équipe résout les demandes et même identifier les questions les plus fréquemment posées. Ces données vous permettent d'identifier les points à améliorer et d'optimiser votre stratégie de communication.

Stimuler les ventes

Grâce à l'API, vous pouvez présenter des catalogues de produits directement dans les chats WhatsApp . En outre, l'API vous permet d'intégrer des liens de paiement dans le chat. Le parcours d'achat est ainsi plus fluide, car les clients peuvent parcourir les options, poser des questions par le biais du chat et même payer, le tout sans jamais quitter WhatsApp.

Lire aussi : Comment construire et optimiser votre catalogue d'affaires WhatsApp en 2024 ?

Grâce à ses fonctionnalités avancées, l'API vous permet de gérer plus d'agents, de traiter plus de contacts et de rationaliser efficacement vos processus de communication.

Choisir la bonne taille

Voici quelques conseils pour vous aider à prendre votre décision :

• Petite équipe (jusqu'à 5 utilisateurs) : L'application WhatsApp Business est une option rentable et conviviale pour démarrer.
• Équipe en pleine croissance (plus de cinq utilisateurs) ou besoin de fonctionnalités avancées : L'API WhatsApp Business offre l'évolutivité, des outils avancés et l'automatisation nécessaires à la croissance de votre entreprise.

En fin de compte, le meilleur choix dépend de vos besoins spécifiques et de vos ressources. Tenez compte de la taille de votre équipe, de votre budget et des fonctionnalités souhaitées avant de prendre votre décision.

Cependant, il existe une option qui offre plusieurs fonctionnalités avancées sans nécessiter l'API WhatsApp Business : TimelinesAI. Voyons comment cette plateforme peut aider votre entreprise.

Comment utiliser Whatsapp Business avec plusieurs utilisateurs via TimelinesAI?

Si vous êtes à la recherche d'une plateforme permettant à votre équipe d'accéder à toutes les communications avec les clients par le biais d'une boîte de réception partagéeWhatsApp , ne cherchez pas plus loin que TimelinesAI. Elle vous permet d'intégrer toutes vos plateformes de communication, ce qui améliore la collaboration et la transparence au sein de l'équipe. Voici comment démarrer rapidement : 

1. Rendez-vous sur le site de TimelinesAI et créez un compte. 
2. Depuis le tableau de bord de TimelinesAI , utilisez le scanner WhatsApp de votre téléphone pour scanner le code QR affiché. 

Comment ajouter des membres d'équipe dans TimelinesAI?

Voici un guide rapide pour inviter des coéquipiers dans votre espace de travail TimelinesAI :

1. Allez dans l'onglet de menu Équipe dans TimelinesAI.
2. Dans le champ Inviter un collaborateur, saisissez l'adresse électronique du membre de l'équipe que vous souhaitez ajouter.
3. Cliquez sur Inviter.

Les membres seront affectés par défaut au rôle de "coéquipier". Vous avez la possibilité de le changer en "Collaborateur".

• Coéquipier : Peut voir tous les chats de l'espace de travail et les modifier, mais ne peut pas supprimer le propriétaire. (Idéal pour les membres de l'équipe principale)
• Collaborateur : Ne peut voir que les chats avec lesquels il est spécifiquement partagé et ne peut modifier que le contenu qu'il a créé dans ces chats. (Idéal pour les parties externes ou un accès limité)

Pourquoi utiliser TimelinesAI pour connecter plusieurs utilisateurs de WhatsApp ?

TimelinesAI offre plusieurs avantages qui peuvent améliorer de manière significative la communication et la collaboration de votre équipe sur WhatsApp

1. Boîte de réception partagée et flux de travail rationalisé

TimelinesAI crée une boîte de réception partagéeWhatsApp , éliminant ainsi le besoin de passer d'un appareil à l'autre ou d'un compte à l'autre. Cela rationalise votre flux de travail, permettant à votre équipe de :

• Répondre plus rapidement aux demandes : Tous les messages sont facilement accessibles, ce qui permet de répondre plus rapidement et d'améliorer la satisfaction des clients.
• Collaborez en toute transparence : Les membres de l'équipe peuvent facilement discuter des messages en interne, attribuer des tâches et faire en sorte que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
• Maintenir une expérience de marque cohérente : Donnez une voix unifiée à votre marque grâce à une gestion centralisée de la communication.

2. Amélioration de la collaboration au sein de l'équipe

TimelinesAI va plus loin qu'une boîte de réception partagée. Il rend le travail d'équipe facile et amusant, en offrant les fonctionnalités suivantes :

• Attribuez des chats et définissez des rappels : Répartissez efficacement la charge de travail en attribuant des chats à des agents spécifiques et en définissant des rappels pour les actions de suivi.
• Commentaires internes et partage de messages : Utilisez les commentaires internes dans les chats pour discuter des messages en privé avec votre équipe. Vous pouvez également partager des liens vers des messages spécifiques pour faciliter la consultation et la collaboration.
• Répondeurs automatiques et distribution automatisée des chats : Mettez en place des réponses automatisées aux questions fréquemment posées et distribuez automatiquement les chats entrants en fonction de règles prédéfinies. Cela permet de gagner du temps et de s'assurer que toutes les demandes sont traitées efficacement. 

3. Une intégration CRM sans faille

Connectez votre compte WhatsApp aux systèmes de CRM les plus répandus, tels que PipedriveHubspot, Zoho, monday.com et Salesforce directement dans TimelinesAI. Cela vous permet de :

• Centraliser les données clients : Gérez toutes les interactions avec les clients de manière transparente au sein de votre plateforme CRM existante.
• Obtenez des informations précieuses : Suivez et analysez les conversations WhatsApp en même temps que d'autres données clients pour une vision et une compréhension globales.
• Améliorer l'expérience globale du client : Offrir un parcours client plus cohérent et plus efficace sur l'ensemble des canaux et des points de contact.

4. ChatGPT Autoresponder - Pas de codage nécessaire !

TimelinesAI propose une fonctionnalité unique - un autorépondeur intégré à ChatGPTpour votre compte WhatsApp Cela vous permet de :

• Créez des chatbots sans codage : Créez des réponses automatisées à des questions ou à des messages d'accueil courants sans avoir besoin de connaissances en matière de codage.
• Engagez les clients en temps réel : Répondez automatiquement aux demandes de renseignements, fournissez des informations et maintenez le dialogue.
• Assistance multilingue : Atteignez un public plus large en répondant aux questions dans plusieurs langues.

5. Suivi des performances et analyse de l'équipe

Obtenez des informations précieuses sur la performance de votre équipe grâce au tableau de bord des statistiques de TimelinesAI. Ce tableau de bord fournit des mesures clés telles que les messages envoyés, reçus et le temps de réponse moyen. Ces données peuvent vous aider à suivre l'efficacité de votre équipe et à identifier les domaines à améliorer.

Comment l'utilisation de WhatsApp Business avec plusieurs agents peut profiter au service clientèle

Une boîte de réception partagée peut être une véritable aubaine pour le service clientèle. Lorsqu'un message arrive, vous pouvez facilement l'attribuer à l'agent le plus qualifié en fonction de son expertise.

En cas de question complexe, les agents peuvent partager des notes internes dans les chats. Tout le monde peut être sur la même longueur d'onde et fournir une réponse cohérente et bien informée au client.

Or, il y aura toujours des questions fréquemment posées. Grâce à TimelinesAI, des questions telles que "Quelles sont vos heures d'ouverture ?", "Quelle est votre politique de retour ? Cette automatisation permet à votre équipe de se concentrer sur des tâches stratégiques tandis que les clients voient leurs questions résolues en un rien de temps. C'est ce qu'on appelle de l'efficacité ! 

Lire aussi : Un guide sur l'utilisation de WhatsApp pour le service à la clientèle

Comment l'utilisation de WhatsApp Business avec plusieurs agents peut favoriser les ventes

TimelinesAI crée une plate-forme centrale - une boîte de réception partagée - où l'ensemble de votre équipe de vente peut accéder aux demandes des clients, les consulter et y répondre. De plus, grâce à des outils tels que les notes internes, les filtres et les discussions de groupe, TimelinesAI peut améliorer considérablement la collaboration au sein de l'équipe. 

Votre équipe de vente peut partager des idées, discuter de stratégies et réfléchir ensemble à des solutions, ce qui conduit à une approche commerciale plus efficace.

TimelinesAI peut également résumer de longues discussions sur WhatsApp grâce à l'intégration ChatGPT et fournir à votre équipe de vente des résumés faciles à lire. Ce résumé du fil de discussion les aide à identifier rapidement les besoins, les préférences et les intentions d'achat des clients, ce qui leur permet d'adapter leur argumentaire de vente. 

En outre, l'autorépondeur intégré ChatGPT peut traiter les questions préliminaires des clients et recueillir des informations précieuses. Ensuite, les agents de vente peuvent reprendre la main et se concentrer sur le développement de prospects de qualité.

Stimuler la collaboration au sein de l'équipe, ✅. Améliorer la satisfaction des clients, ✅. Rationaliser le parcours de vente, ✅. Optimiser le flux de travail global, check and mate.

Conclusion

WhatsApp Business est une solution puissante qui permet aux entreprises de toutes tailles de se connecter et de s'engager avec leurs clients. Que vous soyez une petite équipe ou une grande entreprise, WhatsApp Business avec plusieurs utilisateurs peut vous aider à rationaliser vos communications, à améliorer la satisfaction de vos clients et à faire progresser votre entreprise.

Si l'application WhatsApp Business est un excellent point de départ, elle présente des limites pour les équipes en pleine croissance. L'API WhatsApp Business offre des fonctionnalités avancées et une grande évolutivité, mais elle nécessite davantage de compétences techniques et de ressources. 

TimelinesAI comble cette lacune en proposant une plateforme conviviale dotée de puissantes fonctionnalités telles qu'une boîte de réception partagée, des outils de collaboration en équipe, des intégrations CRM et un autorépondeur ChatGPT intégré. De plus, vous n'avez pas besoin de WhatsApp Business API pour commencer. Pour comprendre comment la plateforme peut répondre à tous vos besoins de communication, planifiez une démonstration en utilisant ce lien.

Foire aux questions : FAQ 

Q. Un compte WhatsApp Business peut-il être utilisé par plusieurs utilisateurs ?

A. Oui, il y a plusieurs façons de procéder. WhatsApp Business vous permet de relier jusqu'à 4 appareils supplémentaires (téléphones ou ordinateurs) pour gérer un compte. Avec WhatsApp Business Premium (accès limité), vous pouvez connecter jusqu'à 10 appareils. TimelinesAI est une autre option ; cette plateforme vous aide à gérer plusieurs utilisateurs à l'aide d'une boîte de réception partagée.

Q. Puis-je utiliser WhatsApp sur deux téléphones ayant le même numéro ?

A. Non, vous ne pouvez pas utiliser le même compte WhatsApp Business sur deux téléphones à la fois. Cependant, vous pouvez relier jusqu'à 4 téléphones (ou un téléphone avec Premium) à votre numéro principal pour y accéder à partir de plusieurs appareils.

Q. Qu'advient-il de l'historique de mes messages lorsque je me connecte à un autre appareil ?

A. Lorsque vous reliez un nouvel appareil à votre compte WhatsApp Business, l'historique de vos messages n'est pas automatiquement transféré en raison des mesures de sécurité. Cependant, certains chats récents peuvent être synchronisés après la connexion.

Q. WhatsApp Business est-il gratuit ?

A. Oui, le téléchargement et l'utilisation de l'application WhatsApp Business sont gratuits pour la plupart des fonctionnalités de base. Cela comprend la création d'un profil professionnel, l'utilisation de messages d'accueil automatisés et la gestion des chats. Cependant, certaines fonctionnalités avancées, comme le fait de disposer de plus de cinq appareils connectés ou d'accéder à des analyses détaillées, peuvent nécessiter un service d'abonnement payant comme WhatsApp Business Premium (actuellement en phase de test).