8 meilleures applications de planification qui s'intègrent à HubSpot CRM

Vous avez du mal à synchroniser vos réunions et CRM ? Ces applications de planification résolvent les problèmes courants tels que les doubles réservations, la saisie manuelle des données et les suivis manqués en s'intégrant directement à HubSpot CRM. Que vous soyez un utilisateur solo ou que vous gériez une grande équipe, ces outils peuvent rationaliser votre processus de planification, vous faire gagner du temps et vous aider à conclure plus d'affaires.

Principaux enseignements :

• Calendly: Convivial et idéal pour acheminer les prospects vers le bon membre de l'équipe. Le prix commence à 0 $, avec des plans avancés allant jusqu'à 16 $/utilisateur/mois.
• Piper du Chili: Parfait pour les équipes B2B qui ont besoin d'une affectation instantanée des prospects. Prix à partir de 25 $/utilisateur/mois.
• Acuity Scheduling: Idéal pour les entreprises de services avec des formulaires personnalisés. Les forfaits vont de 14 à 45 dollars par mois.
• YouCanBook.me: Pages de réservation simples et personnalisables. Prix à partir de 10$/mois par page.
• OnceHub: Fonctions avancées de qualification et d'acheminement des prospects. Les forfaits vont de 19 à 39 $/utilisateur/mois.
• Gribouille: Le meilleur pour la planification de groupe avec des sondages. Les formules payantes commencent à 7,48 $/mois par utilisateur (facturation annuelle).
• HubSpot Meetings Tool: Gratuit et intégré directement dans HubSpot CRM, idéal pour les petites équipes.
• Cal.com: Open-source et hautement personnalisable, mais nécessite une configuration supplémentaire pour l'intégration de HubSpot .

Comparaison rapide

Ces outils automatisent la planification, synchronisent les données avec HubSpot et réduisent le travail manuel. Choisissez en fonction de la taille de votre équipe, de vos besoins en matière de réunions et de votre budget pour améliorer votre efficacité et vous concentrer sur la conclusion de contrats.

Comment les outils de réunion fonctionnent avec HubSpot

HubSpot dispose d'un lien de réunion intégré. Il fonctionne bien si vous souhaitez organiser un appel individuel. Il est simple et facile à utiliser. Vous pouvez organiser des réunions et les inscrire rapidement sur votre calendrier. Mais lorsque des équipes plus importantes ou des étapes plus poussées sont nécessaires, l'outil de HubSpotpeut ne pas suffire. Pour une utilisation restreinte ou basique, c'est parfait. Pour les groupes qui grandissent ou qui ont besoin de plus de choix, vous aurez peut-être besoin de plus.

Pour les réunions plus délicates, d'autres applications sont utiles. Ces applications offrent des possibilités intéressantes que le lien de réunion de HubSpotn'offre pas. Elles vous permettent de faire plus que d'organiser un chat avec une seule personne. Vous bénéficiez de fonctionnalités telles que :

• Routage intelligent : Ces applications permettent de définir des règles pour que la bonne personne reçoive le bon type de client. Les grands comptes peuvent être confiés à des commerciaux expérimentés. Les petits comptes peuvent être confiés à des commerciaux débutants. Certaines applications vérifient qui est libre et envoient les clients aux collaborateurs qui sont ouverts en ce moment.
• Planification d'équipe : Se réunir avec un groupe est difficile si vous n'utilisez que le lien propre à HubSpot. D'autres outils de réunion facilitent cette tâche. Ils vérifient les calendriers de plusieurs personnes en même temps, déterminent quand les personnes sont libres et vous donnent un seul lien pour réserver avec tous.
• Réservation de groupes ou de classes : Pour les événements tels que les webinaires, les démonstrations ou les formations, ces applications sont plus efficaces. Elles rendent les grandes réunions plus faciles que HubSpot .

Une autre bonne chose ? Ces applications changent elles-mêmes les heures pour les fuseaux horaires des États-Unis. Elles indiquent les dates en MM/JJ/AAAA et les heures en 12 heures (AM/PM). Peu importe que votre client soit à New York ou en Californie, la réservation reste simple.

Pour de nombreux outils de réunion, vous pouvez les relier à HubSpot, de sorte que les réunions réservées sont immédiatement intégrées à HubSpot . Vous n'avez pas besoin de les ajouter manuellement. Avec l'installation directe, il vous suffit de joindre vos comptes et les informations sont transférées facilement. Si vous utilisez une API, cela prend plus de temps mais vous permet de mieux choisir ce qui va où.

Lorsque vous utilisez ces applications, les détails tels que le nom, l'heure et les réponses des formulaires sont immédiatement transmis à HubSpot . Votre CRM et votre calendrier afficheront tous les faits de votre chat ou réunion.

Ces outils peuvent faire encore plus. Ils déclenchent des étapes spéciales, envoient des prospects à des collaborateurs en fonction de règles et se synchronisent avec d'autres outils de vente. Ils vous permettent de mettre en place des actions supplémentaires et d'utiliser des choix que le lien de HubSpotn'offre pas.

1. Calendly

Calendly est une application bien connue, conçue pour vous aider à organiser et à envoyer facilement des contacts et des réunions. Elle est idéale pour les équipes de vente qui souhaitent mettre en relation des prospects avec la bonne personne, sans trop de travail manuel. Calendly fonctionne bien avec HubSpot et est un partenaire de confiance, il est donc facile à mettre en place. Le lien vous permet d'envoyer et de recevoir des données sans trop de difficultés.

Type de connexion

Calendly est livré avec un lien simple vers HubSpot, vous n'avez donc pas besoin d'autres applications comme Zapier. Ce lien est vérifié par HubSpot et reçoit souvent des mises à jour et de l'aide. Il suit lui-même les notes chaque fois qu'une réunion est fixée, déplacée ou annulée.

Calendly peut également prendre des informations spéciales sur les réservations et les placer directement dans les notes HubSpot . Cela vous permet de gagner du temps et de garder votre outil à jour sans que vous ayez à le faire. Ces éléments aident les équipes à suivre les réunions de manière intelligente.

Outils de réunion d'équipe

Calendly peut répartir les réunions de manière équitable afin que le travail d'équipe reste équilibré. Il choisit qui obtient chaque créneau horaire en fonction de critères tels que le domaine, les compétences ou la charge de travail.

Si vous organisez des événements pour des groupes importants, Calendly permet à plusieurs personnes de choisir la même heure. C'est une bonne chose pour les démonstrations, les cours ou les discussions d'équipe. La partie Routage de Calendly fonctionne également avec les formulaires HubSpot sur votre site. Cela signifie que les prospects peuvent choisir une réunion avec la bonne personne de l'équipe juste après avoir rempli un formulaire.

La plateforme de collecte de fonds Givebutter a obtenu des résultats impressionnants en utilisant la fonction de routage de Calendly avec HubSpot. Elle a indiqué que 70 % de ses prospects qualifiés réservent désormais des démonstrations directement depuis son site web, ce qui a considérablement augmenté le taux de conversion de ses formulaires HubSpot .

Calendly détermine l'heure qui vous convient, à vous et à la personne que vous souhaitez rencontrer. Il vérifie l'endroit où vous vous trouvez, afin que l'heure soit la bonne pour les deux parties. Avant la réunion, il envoie des notes pour que les personnes ne perdent pas de vue leur présence. Vous pouvez partager des liens pour des appels, des chats ou des discussions d'équipe. Créez des liens pour des durées plus ou moins longues. Choisissez qui doit participer. Si vous payez pour une formule plus avantageuse, Calendly recherche les moments où plusieurs personnes sont libres et les réunit dans un appel.

Combien coûte Calendly ?

Calendly propose des prix pour tous :

• Gratuit: 0 $. Vous obtenez les choses les plus simples.
• Standard: 10 $/utilisateur/mois. Fonctionne avec HubSpot, permet aux groupes de se rencontrer.
• Équipes: 16 $/utilisateur/mois. Fournit des outils pour les grands groupes et les équipes.
• Entreprise: Prix personnalisé. Permet à un grand nombre de personnes de s'identifier, pour une sécurité accrue.

Ce que Calendly peut faire de mieux

Calendly convient aux grands groupes de vente qui souhaitent fixer des appels pour les prospects et les répartir de manière équitable. Il est utile lorsque vous souhaitez fixer des horaires pour plusieurs types d'entretiens. Si vous avez besoin de certains membres du personnel pour un type d'entretien et d'autres pour un autre, Calendly peut s'en charger.

Cet outil est très utile pour organiser des appels à partir de votre site. Si un nouveau client potentiel souhaite s'entretenir avec vous ou voir votre travail, Calendly l'aide à trouver le bon membre de l'équipe, en suivant des règles simples que vous définissez. Cela permet de réduire l'attente pour vos clients potentiels et d'augmenter vos ventes.

Il est également facile pour plusieurs personnes de se rencontrer en même temps. Si vous organisez un cours, une démonstration ou si vous souhaitez enseigner, Calendly permet à plusieurs personnes de choisir la même heure. Vous pouvez définir le nombre de personnes qui peuvent s'inscrire, et Calendly se chargera d'établir des listes pour ceux qui doivent attendre.

Une chose à laquelle il faut penser : parce que vos appels sont réservés sur le site de Calendly, il se peut que vous n'obteniez pas toutes les données pour vos annonces ou vos équipes de vente dans HubSpot. Il peut donc être difficile de savoir d'où viennent les clients potentiels.

2. Piment Piper

Chili Piper aide les équipes de vente B2B à rencontrer les personnes qui visitent leur site rapidement. La plupart des outils se contentent de réserver des plages horaires. Chili Piper s'assure que les prospects parviennent immédiatement aux vendeurs. Il est intelligent et choisit le bon vendeur à chaque fois. Cela est utile lorsque de nombreux prospects arrivent en même temps. En outre, il fonctionne bien avec HubSpot, de sorte que de nombreuses personnes aiment l'utiliser.

Type d'intégration

Chili Piper se connecte directement à HubSpot depuis le HubSpot App Store. Vous n'avez pas besoin de coder pour l'installation. Lorsque vous réservez une réunion, HubSpot est mis à jour immédiatement. Il n'est pas nécessaire d'ajouter la réunion à la main. Votre équipe voit toutes les pistes et les réunions dès qu'elles ont lieu. Comme il s'agit d'une application HubSpot , les mises à jour sont fréquentes.

Fonctionnalités de planification d'équipe

Avec Instant Booker, les gens peuvent fixer un rendez-vous directement à partir d'un formulaire ou d'un courrier électronique. Cela met fin aux allers-retours laborieux. Les clients potentiels sont envoyés à la personne qui connaît le mieux leur dossier. Les prospects peuvent être classés par lieu, par type d'emploi ou par importance de l'affaire. Les contrôles intelligents sélectionnent les pistes et envoient des mises à jour pour les tâches et les affaires, de sorte que votre équipe n'a pas besoin de le faire à la main.

Tarification

Voici comment se présentent les prix :

• Plan de démarrage : Environ 25 $ par utilisateur et par mois
• Plan Pro : Environ 50 $ par utilisateur et par mois
• Plan d'entreprise : Les grandes entreprises bénéficient de prix adaptés à leur taille

Tous les plans aident à la réservation et à l'envoi de prospects. Si vous optez pour un plan supérieur, vous bénéficiez d'outils plus performants et d'une aide supplémentaire.

Les meilleurs cas d'utilisation

Chili Piper est idéal pour les équipes B2B qui ont de longues missions de vente ou des affaires importantes et complexes. Il sélectionne et envoie des pistes rapidement. Cela permet aux ventes d'avancer rapidement et d'éviter de perdre des pistes qui pourraient être utiles à votre équipe.

3. Programmation de l'acuité

Acuity Scheduling a été conçu pour ceux qui offrent de l'aide ou des soins. Ce sont des endroits où les gens rencontrent des coachs, des formateurs ou des aides, et ont besoin de réserver le bon moment. Avec Acuity, vous pouvez créer une page de réservation qui correspond à votre boutique et à votre marque. Vous construisez des formulaires pour sélectionner les informations dont vous avez besoin, de sorte que vous obtenez les faits exacts de chaque personne. Cela fonctionne pour les leçons de groupe, les heures avec plus d'un employé, ou lorsque vous voulez ajouter la façon dont les gens paient. Acuity facilite la réservation. De nombreux coachs, assistants et guides de santé utilisent Acuity car il peut répondre à toutes sortes de besoins lorsqu'il s'agit de fixer des heures de rencontre.

Type d'intégration

Acuity se connecte à HubSpot en utilisant Zapier. Si quelqu'un réserve une place, ses informations peuvent être transférées dans HubSpot et apparaître comme une nouvelle personne ou corriger d'anciennes informations. Vous pouvez joindre les informations de réservation avec des offres, ou faire des tâches à vérifier plus tard. Ce lien Zapier nécessite que vous commenciez par quelques étapes, mais vous contrôlez la façon dont vous envoyez et utilisez vos données. Pour cette raison, Acuity fonctionne mieux pour les magasins qui ont besoin de moyens spéciaux pour réserver du temps ou garder une trace des informations.

Fonctionnalités de planification d'équipe

Avec Acuity, vous pouvez mettre en place de nombreux tableaux de travailleurs. Les gens peuvent choisir les personnes qu'ils souhaitent rencontrer. Chaque membre du personnel peut indiquer quand il est libre et quelle aide il apporte. Vous pouvez également réserver des places pour des cours collectifs ou des événements, en veillant à ne pas dépasser l'espace réservé.

Tarification

Acuity vous permet de choisir parmi trois plans :

• Plan émergent : 14 $ par mois pour un tableau
• Plan de croissance : 23 $ par mois pour un maximum de six planches
• Plan Powerhouse : 45 $ par mois pour autant de tableaux que nécessaire

Tous les forfaits vous permettent d'utiliser HubSpot par Zapier. Les plans plus importants apportent plus, comme des moyens de paiement, plus de choix pour changer votre apparence, ou comment se joindre à d'autres applications et outils. Ils conviennent parfaitement aux boutiques qui souhaitent disposer de plus de moyens pour rencontrer leurs clients et réaliser des ventes.

Les meilleurs cas d'utilisation

Acuity est idéal pour les magasins qui ont besoin de formulaires spéciaux et de moyens pour réserver une heure. Les salles de sport l'utilisent pour suivre les heures de cours et les membres. Les aides et les guides l'utilisent pour obtenir des informations sur les tâches à accomplir avant les entretiens. Les centres de santé utilisent ses formulaires et ses rappels pour que les gens n'oublient pas leur place. Acuity aide ces magasins à éviter les oublis et à obtenir les détails dont ils ont besoin pour chaque client.

4. YouCanBook.me

YouCanBook.me vous permet de réserver des réunions en toute simplicité. Vous pouvez créer des pages qui correspondent à votre travail et qui montrent ce que vous faites.

Comment ça marche

YouCanBook.me est relié à HubSpot par l'intermédiaire de Zapier. Lorsqu'une nouvelle réunion est organisée, les détails de la personne sont directement intégrés dans HubSpot. Cela permet de lancer de nouvelles tâches, d'ajouter des notes ou d'effectuer des suivis. De cette façon, il est facile de réserver des réunions et d'enregistrer des informations, ce qui permet aux équipes de mieux travailler.

Outils d'équipe

Cet outil permet aux équipes de réserver des horaires sur leurs propres pages. La personne qui souhaite se rencontrer peut choisir la personne avec laquelle elle souhaite réserver. L'application ajoute des pauses afin d'éviter que les réunions se succèdent sans qu'il soit possible de se reposer entre elles.

Prix

Voici combien cela coûte :

• Plan gratuit : 0$/mois - Outils de base et affichage du nom YouCanBook.me
• Plan payant : 10 $/mois pour chaque page - Permet de modifier l'apparence et d'obtenir davantage d'outils.
• Plan supérieur : 20 $/mois pour chaque page - Ajoute des outils d'équipe et une aide rapide si vous en avez besoin

Qui devrait l'utiliser ?

YouCanBook.me fonctionne bien pour les personnes et les équipes qui souhaitent adapter leur style de réservation à leurs besoins. Vous pouvez créer des pages spécifiques à votre travail. Les commerciaux, le personnel chargé des comptes et les groupes de service le trouveront utile. Il vous permet d'organiser des réunions comme vous le souhaitez et offre à vos interlocuteurs un moyen simple et agréable de réserver un moment avec vous.

5. OnceHub (ScheduleOnce)

OnceHub vous aide à fixer des rendez-vous avec des personnes. Mais il ne se contente pas d'organiser des appels. Il est conçu pour les équipes qui vendent des biens ou des objets. Il les aide à travailler plus rapidement et plus intelligemment. Les outils qui permettent de déterminer si une personne est un bon prospect pour l'équipe en constituent un élément important. Ces outils fonctionnent bien avec HubSpot CRM, vous n'avez donc pas besoin d'étapes supplémentaires.

Comment il se connecte

OnceHub se connecte directement à HubSpot CRM . Il conserve les noms de vos contacts, les horaires des réunions et apprend à connaître les clients potentiels sans que vous ayez à faire quoi que ce soit. Vous n'avez pas besoin d'autres applications pour le faire fonctionner.

Caractéristiques de l'équipe

OnceHub utilise des outils intelligents pour savoir qui est libre et pour envoyer les appels au bon travailleur. Il le fait en temps réel, de sorte que les gens s'adressent à la personne qui peut le mieux les aider. Avant toute réunion, le système peut examiner des pistes ou demander des informations, tout seul. Il n'est pas nécessaire de coder pour qu'il fonctionne. Il peut également guider le prospect à travers chaque étape, afin que votre équipe passe du temps là où c'est le plus utile. Ceci est utile si vous utilisez HubSpot avec votre équipe.

Ce que cela coûte

OnceHub propose des prix pour de nombreux types de travaux :

• Plan gratuit : 0 $ par mois ; il vous permet d'organiser des réunions.
• Plan de route : 19 $ par mois pour chaque travailleur ; livré avec des outils d'aide à la décision.
• Plan d'engagement : 39 $ par mois pour chaque travailleur ; vous permet d'utiliser des chatbots.

Vous pouvez choisir le plan qui convient à votre travail et à votre équipe.

Moments propices à l'utilisation

OnceHub est idéal pour les emplois dans lesquels vous souhaitez en savoir plus sur les personnes avant de les rencontrer. Il convient aux entreprises qui communiquent avec d'autres entreprises, aux magasins en ligne, ou si votre travail nécessite d'en savoir plus sur les gens avant de les rencontrer. Il vous aide à obtenir toutes les informations dont vous avez besoin avant de parler.

"Compte tenu de l'importance qu'il accorde à l'optimisation et à la capture des prospects, le logiciel de planification de OnceHub constitue une option solide pour les entreprises B2B, les entreprises de commerce électronique et les entreprises de services qui souhaitent qualifier les prospects avant de les rencontrer."

Les équipes de vente apprécieront son tableau de bord et le flux qui montre ce que les gens font. Ces outils donnent de bonnes informations sur la façon dont les réunions sont organisées et sur les résultats des ventes. Avec le temps, cela permet d'améliorer encore la façon dont les gens travaillent. Si une entreprise souhaite conserver sa marque, OnceHub vous permet de modifier son apparence, de sorte que la réservation semble faire partie intégrante de la marque de l'entreprise.

Mais avec tous ces outils supplémentaires, OnceHub peut être difficile à utiliser au début. Les équipes qui souhaitent simplement disposer d'un outil pour organiser des réunions pourraient penser que sa conception est plus difficile qu'elle ne devrait l'être.

6. Gribouille

Doodle est un outil intelligent qui permet d'organiser des réunions, en particulier des réunions de groupe. Il utilise des sondages pour que les gens puissent dire quand ils sont libres. Au lieu de donner à chaque personne sa propre page pour réserver une heure, Doodle permet de trouver facilement quand un groupe peut se réunir. Les sondages sont faciles à utiliser, de sorte qu'ils conviennent parfaitement aux équipes et aux appels avec un grand nombre de personnes.

Doodle a vu le jour en 2007. En l'espace de trois ans seulement, il comptait six millions d'utilisateurs. C'est aujourd'hui le premier choix lorsqu'il s'agit de planifier une heure pour plusieurs personnes à la fois. Cet outil permet de résoudre le problème du choix d'une heure qui convienne à tout le monde.

Comment Doodle se connecte

Doodle n'est pas immédiatement lié à HubSpot CRM, mais il fonctionne parfaitement avec d'autres calendriers. Vous pouvez le synchroniser avec Google Calendar, Microsoft Office 365, Outlook et Microsoft Exchange. Doodle peut être relié à Google Meet et Zoom pour les appels vidéo. Même s'il ne déplace pas vos contacts depuis HubSpot, Doodle s'assure que lorsque vous planifiez une réunion, celle-ci apparaît dans tous vos calendriers liés. Cela vous permet de ne pas perdre de vue votre travail.

Outils de réunion de groupe

L'une des principales fonctions de Doodle est le sondage de groupe, qui permet de créer des sondages pour trouver le meilleur moment pour tout le monde. Les chefs d'équipe peuvent utiliser une zone d'administration pour organiser des réunions pour leur groupe ou pour des clients, ce qui leur facilite la tâche.

Doodle fixe également les heures de réunion pour les personnes se trouvant dans des lieux différents grâce à l'aide au fuseau horaire. Lorsque vous faites un sondage, chaque personne voit l'heure de la réunion à son heure locale. Cela permet d'éviter les confusions et de clarifier les choses pour tout le monde.

"Avec une interface utilisateur intuitive, des sondages de groupe faciles et des intégrations avec Google Meet et Zoom, le logiciel de planification de Doodle est idéal pour les équipes qui cherchent à planifier des réunions de groupe récurrentes et à collaborer à travers différents fuseaux horaires.

• Mihael Cacic, écrivain indépendant et expert en contenu comparatif

Lorsque l'heure d'une réunion est fixée, Doodle l'inscrit sur les calendriers de toutes les personnes qui s'y rendent. Cela permet d'éviter les confusions et facilite l'organisation des réunions. Doodle est un bon outil pour aider les équipes à travailler ensemble. Vous pouvez utiliser ces outils avec n'importe quel plan tarifaire de Doodle.

Prix

Doodle propose un plan gratuit que vous pouvez utiliser pour les sondages de base. Si vous voulez plus, le plan Pro coûte 14,95 $ par mois pour chaque personne. Si vous payez pour une année entière, vous bénéficiez d'une réduction de moitié, soit 7,48 $ par mois et par personne.

Meilleures façons d'utiliser

Doodle fonctionne bien pour les réunions de groupe qui se répètent. Il est idéal lorsque des équipes doivent planifier ou discuter, par exemple chaque semaine pour une équipe de vente, tous les trois mois avec des clients, ou lorsque différents groupes de votre entreprise doivent se réunir. Les sondages vous évitent d'envoyer de nombreux courriels pour choisir une heure.

Il convient également aux réunions avec de nombreuses personnes, au sein de votre groupe ou à l'extérieur, comme les partenaires. Au lieu d'envoyer de nombreux courriels, vous envoyez un sondage Doodle, ce qui est beaucoup plus simple.

Mais Doodle n'est pas conçu pour des réunions avec une seule personne, comme un nouveau client ou un appel de vente avec un client potentiel. Le point fort de Doodle est d'aider les groupes à choisir un moment pour se rencontrer. Il ne permet pas à chaque nouveau client de choisir lui-même l'heure de son entretien.

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7. Outil HubSpot Meetings

HubSpot dispose d'un outil intégré pour les réunions. Il facilite la prise de rendez-vous. Ils choisissent une heure, vous réservent un rendez-vous et le tout est directement intégré dans HubSpot. L'outil met en place de belles pages pour les réservations et s'occupe de toutes les petites choses dont vous avez besoin pour les entretiens individuels. Il envoie des courriels pour informer les gens que leur rendez-vous est fixé, ainsi que des rappels pour qu'ils n'oublient pas. Vous n'avez pas besoin d'utiliser d'autres outils, car il fonctionne tout seul.

Lorsque quelqu'un prend rendez-vous, ses informations sont immédiatement enregistrées dans votre CRM . Vous n'avez pas à les saisir vous-même, ce qui vous permet de gagner du temps et de ne pas manquer de nouveaux contacts ou de nouvelles pistes.

Comment ça marche

Cet outil fait partie de HubSpot, il s'intègre donc sans problème à votre calendrier et à votre CRM . Pas besoin d'étapes, d'applications ou d'API supplémentaires. Une fois que vous avez créé un lien vers une réunion, il synchronise votre calendrier et met à jour votre CRM en même temps, de sorte que vous disposez toujours des dernières informations sur les personnes et les contrats.

Il fonctionne avec les grands calendriers tels que Google Calendar, Office 365 et Outlook. Vos heures d'ouverture seront toujours correctes. Vous pouvez également l'utiliser pour les appels vidéo. Il se connecte à Zoom, Microsoft Teams et GoToMeeting, de sorte que les liens pour les appels sont établis par lui-même, sans que vous ayez besoin d'en faire plus.

Outils d'équipe

Si vous avez une petite équipe de vente, cet outil peut vous aider à organiser des réunions d'équipe. Le système Round-robin vous permet de répartir les réunions sur l'ensemble de votre équipe si elle est libre, ce qui vous permet de mieux gérer les nouveaux clients potentiels.

Vous déterminez la durée des réunions, choisissez les règles de réservation et posez de courtes questions avant le début de la réunion. HubSpot assure le suivi de ces réponses dans le CRM. Les fonctionnalités sont simples et permettent de faire le travail, mais elles ne sont pas aussi approfondies que les outils conçus uniquement pour la planification.

Ce que cela coûte

Vous pouvez utiliser l'outil de réunions gratuitement avec tous les comptes HubSpot , même avec le CRM gratuit. Si vous voulez plus de fonctionnalités, vous les obtiendrez dans les plans payants. Le coût dépend du plan que vous choisissez et de ce dont vous avez besoin. C'est une façon intelligente de suivre les appels sans dépenser beaucoup.

Meilleures façons d'utiliser

L'outil de réunions HubSpot est idéal pour organiser des appels de vente, parler à de nouveaux prospects ou rattraper les personnes que vous connaissez déjà. Comme il se connecte directement au CRM, vous voyez les notes et les contrats de chaque personne participant à la réunion.

Il fonctionne également très bien pour les appels de démonstration ou lorsque vous souhaitez que les personnes répondent à quelques questions avant que vous ne parliez. En revanche, si vous avez besoin de réserver des réunions de groupe, d'envoyer des appels au bon membre de l'équipe ou de collecter de l'argent pour des réunions, vous aurez peut-être besoin d'un autre outil doté de ces fonctions.

8. Cal.com

Cal.com est un outil que vous pouvez utiliser pour organiser des réunions et des horaires. Il est conçu de manière à ce que de nombreuses personnes puissent contribuer à sa construction. Si vous souhaitez le modifier ou l'adapter à vos besoins, vous pouvez le faire. C'est parce qu'il est ouvert à l'utilisation et à la mise en place par n'importe qui. Cal.com vous permet de vous connecter à de nombreuses autres applications. Vous pouvez choisir ce que l'outil doit faire et comment il fonctionne avec vos autres applications de travail.

L'App Store de Cal.com contient de nombreuses applications que vous pouvez utiliser. Mais il y a une chose importante qu'il ne peut pas faire tout seul, c'est s'associer à HubSpot CRM. Si vous voulez que Cal.com fonctionne avec HubSpot, vous devez le faire en utilisant d'autres outils ou en écrivant du code pour les relier. Cela peut être difficile pour certaines personnes qui ne codent pas.

Avant de faire fonctionner Cal.com avec HubSpot, vous devez réfléchir à ce que votre équipe sait faire et à ce dont vous avez besoin. Vous devez vous demander si votre équipe peut mettre en place le système ou si vous avez besoin d'aide. Examinez vos compétences et déterminez si Cal.com vous aidera au mieux ou si vous avez besoin d'utiliser autre chose.

Tableau de comparaison rapide

Voici un aperçu clair des huit meilleures applications de réservation de réunions qui fonctionnent avec HubSpot CRM. Le tableau indique les principaux points à vérifier : comment l'application est liée à HubSpot, si elle peut aider les équipes à organiser des réunions, quel est son coût et quel est son domaine de prédilection. Cette liste vous permettra de trouver l'outil qui répondra le mieux à vos besoins.

Les prix indiqués sont des tarifs mensuels pour chaque utilisateur. Les plans gratuits et les plans d'affaires peuvent être différents en fonction de la taille de l'équipe ou de vos besoins.

Certaines applications aident les équipes à organiser leur travail. D'autres fonctionnent mieux pour une seule personne à la fois. Si vous souhaitez une utilisation facile, de nouvelles configurations ou travailler avec des groupes, vous pouvez trouver ce qui correspond à votre façon de travailler.

Utilisations courantes des liens de réservation

Les liens de réservation facilitent le travail et contribuent à la clarté de vos données. Voici des moyens simples de gagner du temps et de s'assurer que vos offres dans HubSpot restent claires.

Réservez des démonstrations et créez de nouveaux enregistrements
Lorsque quelqu'un choisit une heure de rendez-vous, ses informations sont immédiatement transmises à HubSpot et vous créez un nouveau contact. Cela signifie que des éléments tels que l'heure, le nom, l'entreprise et les réponses aux questions sont tous dans l'enregistrement. Votre équipe peut voir cela avant la démo et planifier rapidement.

Se réunir avec des groupes pour vérifier les comptes
Si vous prévoyez une réunion avec de nombreuses personnes, les liens de réservation vous aident à trouver une heure qui convient à tous, à la fois à votre équipe et aux personnes avec lesquelles vous travaillez. Lorsque la réunion est fixée, HubSpot obtient les noms des personnes qui viennent et les connecte à la bonne entreprise et à la bonne affaire, afin que vous sachiez ce qui se passe.

Tâches effectuées après la réservation
Lorsqu'une réunion est fixée, des tâches peuvent être effectuées dans HubSpot pour vous. Des tâches telles que "Envoyer des informations sur la démo" ou "Vérifier les données de l'entreprise" peuvent être confiées à la personne de vente appropriée. De cette façon, votre équipe ne manque pas une étape et continue à avancer.

Résultats de la réunion dans les lignes de temps des affaires et des personnes
Vous pouvez choisir parmi de nombreux résultats personnalisés dans HubSpot, comme "Fixé pour le prochain chat", "Besoin d'une démo technique", ou "Détails de l'argent réglés". Après la réunion, vous en choisissez un et il peut vous aider à trier les affaires ou les personnes. Cela permet à votre équipe de savoir clairement où en sont les choses.

Sales Hub pour un travail plus rapide
Le Sales Hub de HubSpotvous permet de modifier les résultats des réunions, de consulter les notes d'appel, les textes de chat et les faits marquants, et de créer de nouvelles tâches en un seul endroit. Les prochaines étapes s'affichent également, ce qui vous permet de voir ce qu'il faut faire ensuite et d'adapter vos plans aux besoins de votre équipe, le tout en un seul endroit.

Déplacer les contrats lorsque les résultats de la réunion changent
HubSpot ne changera pas lui-même d'étape lorsque les réunions se terminent, mais vous pouvez le faire avec des outils tels que Operations Hub, Zapier, Make, ou d'autres. Si votre démo se déroule bien et que vous envoyez une offre de prix, le système peut enregistrer le résultat de la réunion et commencer de nouvelles tâches.

Pour que cela fonctionne bien, choisissez des étapes de l'accord avec des noms clairs. Utilisez "Démonstration terminée" ou "Offre envoyée", et non des mots comme "Peut-être". Ainsi, les liens de réservation déclenchent les bonnes actions et les informations relatives à l'offre restent correctes.

Commencez par une ou deux étapes simples qui conviennent à votre équipe, puis ajoutez-en d'autres au fur et à mesure que vous apprenez ce qui fonctionne. De cette façon, vous développez vos outils au fil du temps tout en restant simple.

Comment choisir le bon outil de planification

Lorsque vous souhaitez utiliser HubSpot avec d'autres applications, choisir le meilleur outil signifie que vous devez tenir compte de la taille de votre équipe, de la difficulté de vos réunions, de la façon dont vous organisez votre temps avec les autres, et de ce que vous souhaitez faire au fur et à mesure que vous grandissez. Le bon outil peut aider votre groupe à organiser des réunions rapidement et vous aider à mieux vendre.

Réfléchir à la taille de l'équipe

Si vous travaillez seul ou si vous avez besoin de planifier de simples entretiens individuels, les plans gratuits ou peu coûteux de HubSpotpeuvent vous convenir. HubSpot vous offre quelques outils clés, mais des applications comme Calendly vous permettent d'en faire plus avec des options telles que le tête-à-tête, le groupe, le tour de table et les sondages. Pour les équipes, HubSpot propose une option "Priorité au propriétaire du contact". Cette option permet d'afficher la page du propriétaire du contact en premier si cette personne peut participer à la réunion.

Examinez vos itinéraires et votre travail d'équipe

HubSpot peut gérer des configurations simples, mais si vous avez besoin de plus, vous aurez peut-être besoin d'un autre outil. Si votre groupe a besoin de choisir qui participe à une réunion sur la base de règles ou de données rapides, ou si vous voulez des formulaires qui mènent directement à une réunion, vous pourriez avoir besoin d'outils avec ces extras. Sachez que le tour de table de HubSpotindique simplement qui est libre, mais ne permet pas à chaque membre de l'équipe de fixer ses propres heures ou lieux de réunion. Réfléchissez à ce dont votre groupe a le plus besoin pour vous aider à choisir.

Vérifier le budget et la marge de manœuvre

Commencez par ce dont votre groupe a besoin pour l'instant, mais pensez aussi à la façon dont vous pourriez vous développer. Un outil simple peut convenir à un petit groupe, mais si votre équipe s'agrandit ou si vos besoins évoluent, vous voudrez peut-être plus de fonctionnalités. La plupart des outils peuvent être essayés gratuitement. Profitez de ces essais pour déterminer l'outil qui convient le mieux à votre façon de travailler et à votre budget. Cela vous aidera à planifier vos activités actuelles et futures.

Conseils pour améliorer les flux de travail de planification

Tirez le meilleur parti de votre application de planification et de HubSpot. Configurez-les pour qu'ils fassent des choses intelligentes pour vous, dans les coulisses. Utilisez des moyens qui vous aident et vous font gagner du temps. Laissez-les gérer des tâches pour que vous n'ayez pas à le faire.

Mise en place d'e-mails intelligents

Laissez votre application envoyer elle-même des courriels. Elle devrait envoyer des notes pour dire "votre rendez-vous est fixé" ou "n'oubliez pas". Ces courriels intelligents réduisent le nombre de messages et aident les gens à se souvenir de leur heure de rendez-vous. Les gens savent ce qui va se passer, et moins de personnes manquent les rendez-vous. Lorsque quelqu'un fixe une réunion sur votre application, il reçoit immédiatement un courrier électronique. Il doit lui indiquer l'heure, le lieu et ce qu'il doit apporter. Faites en sorte que ces courriels paraissent plus réels - utilisez leur nom, mentionnez ce qu'ils ont demandé et donnez-leur la possibilité de choisir une nouvelle heure si nécessaire. Connectez ces courriels à HubSpot pour que tout fonctionne comme un tout.

Lier la réservation au marketing

Faites-en plus en reliant les pages de réservation aux formulaires HubSpot . Cela vous permet d'envoyer les données de chaque personne directement dans HubSpot. Lorsque quelqu'un réserve une heure, ses informations sont placées dans son emplacement. Vous gardez ainsi tout ce que vous savez sur chaque personne en un seul endroit. Vous pouvez maintenant voir les étapes de chaque personne comme un tout. Cela vous aide à rendre leur parcours fluide et rapide, afin que les affaires soient conclues plus vite.

Suivre ce qui compte le plus

Ne vous contentez pas de compter le nombre de réunions que vous organisez. Suivez les réunions qui ont réellement eu lieu. Utilisez HubSpot pour établir des listes et des rapports sur les réunions organisées et terminées. Voyez qui les a organisées et qui est venu de quel endroit. Ces données vous aideront à établir de nouveaux plans pour assurer un meilleur suivi. Choisissez les bons éléments à suivre, puis demandez à votre application d'envoyer des notes ou d'effectuer des tâches après chacun d'entre eux.

Automatiser ce qui se passe ensuite

Utilisez votre application pour prendre en charge les étapes postérieures à la réunion. Par exemple, lorsqu'une réunion est terminée, l'application peut confier une tâche à votre équipe ou faire avancer l'affaire d'une étape. Si quelqu'un ne se présente pas, envoyez-lui une note pour qu'il choisisse une nouvelle heure et qu'il effectue une tâche de suivi. De cette façon, votre équipe de vente peut parler et travailler avec les gens, tandis que l'application s'occupe de vérifier les horaires et d'envoyer des notes lorsque c'est nécessaire. Les tâches les plus simples sont accomplies et votre équipe est libre de se consacrer à des tâches plus importantes.

Conclusion

La bonne application de planification peut changer la façon dont votre équipe de vente utilise HubSpot. Avec un bon outil, vous n'avez plus besoin de passer du temps à organiser des réunions à la main ou à taper des informations. Votre équipe aura plus de temps à consacrer à ce qui compte : parler aux gens et faire des ventes.

Les huit applications dont nous avons parlé ont chacune leurs points forts. Calendly permet d'acheminer facilement les prospects. Chili Piper permet de réserver des appels rapides. Acuity vous donne des formulaires que vous pouvez modifier. YouCanBook.me permet aux gens de réserver eux-mêmes. OnceHub et Doodle sont destinés aux plans d'équipe plus complexes. L'outil Meetings Tool de HubSpots'intègre bien à HubSpot . Cal.com vous permet d'organiser les choses comme vous le souhaitez.

Choisissez un outil qui correspond à votre façon de travailler. Si votre équipe est petite, le planificateur simple de HubSpot peut être le meilleur. Une équipe plus importante peut avoir besoin de plus de fonctionnalités, comme le lead routing de Chili Piper. Pensez au nombre de personnes qui doivent l'utiliser, aux types de réunions que vous planifiez et si vous souhaitez des fonctionnalités supplémentaires telles que les réunions de groupe ou la planification à la ronde.

L'utilisation d'une application de planification avec HubSpot élimine également le travail ennuyeux, comme la saisie de données et la recherche de prospects. Ces outils automatisent les étapes, font gagner du temps et permettent à votre équipe de vente d'agir rapidement. Ils peuvent ainsi se préparer rapidement aux réunions et avoir moins de travail administratif.

Les meilleures applications de planification pour HubSpot sont faciles à utiliser. Elles font le travail difficile pour que votre équipe puisse parler aux gens et conclure des affaires. Choisissez-en une qui s'adapte à la façon dont votre équipe travaille. Avec le bon outil, vous n'aurez plus à vous soucier de l'organisation des réunions.

FAQ

Comment les applications de planification peuvent-elles s'intégrer à HubSpot CRM pour stimuler la productivité des ventes ?

Les applications de planification travaillent de concert avec HubSpot CRM pour simplifier la prise de rendez-vous et donner aux équipes de vente plus de temps pour se concentrer sur ce qui compte le plus. Ces outils se synchronisent directement avec les calendriers populaires tels que Google et Outlook, ce qui permet de mettre à jour les horaires en temps réel et de réduire les risques de double réservation.

Elles facilitent également la gestion des prospects. Avec des fonctionnalités telles que la planification instantanée directement depuis votre site web, ces applications créent ou mettent à jour automatiquement les contacts et les activités dans HubSpot. De plus, les résultats des réunions peuvent être enregistrés directement dans les contrats HubSpot ou dans les calendriers des contacts, offrant ainsi une image complète des interactions et facilitant le suivi.

En automatisant les allers-retours de la planification et en garantissant que toutes les données circulent de manière transparente dans HubSpot, ces applications permettent aux équipes de vente de se concentrer sur la conclusion d'affaires et l'établissement de relations plus solides avec les clients.

Quelles sont les principales différences entre les versions gratuites et payantes des applications de planification répertoriées ?

En ce qui concerne les applications de planification, l'article ne s'attarde pas sur ce qui différencie les offres gratuites des offres payantes. Toutefois, voici une idée générale : les offres gratuites couvrent généralement l'essentiel, comme la simple planification de réunions et quelques options d'intégration. En revanche, les formules payantes permettent souvent de bénéficier d'outils plus avancés, tels que des fonctions de planification d'équipe, un marquage personnalisé et des capacités d'automatisation plus sophistiquées. Pour obtenir des informations plus précises, il est conseillé de consulter les pages de tarification des différentes applications.

Quelle est la meilleure application de planification pour gérer les besoins complexes de planification d'une équipe ?

Pour les équipes qui ont des besoins complexes en matière de planification, Chili Piper et OnceHub (ScheduleOnce) s'imposent comme des concurrents de premier plan. Chili Piper brille lorsqu'il s'agit d'automatiser la planification des contacts entrants. Il offre des fonctionnalités intelligentes telles que le routage des leads et la planification à la ronde, qui rationalisent le processus et garantissent que les leads sont rapidement connectés aux bons membres de l'équipe.

OnceHub, quant à lui, est un outil puissant pour la planification multi-équipes. Sa logique de formulaire personnalisable en fait un excellent choix pour gérer les différentes disponibilités des équipes et assurer une coordination harmonieuse entre les départements.

Les deux outils s'intègrent facilement à HubSpot CRM, de sorte que les données des réunions se synchronisent directement avec les calendriers des contacts et des affaires. Cela permet d'éviter les mises à jour manuelles et de gagner un temps précieux. L'essentiel est d'évaluer les besoins spécifiques de votre équipe, tels que la complexité du routage ou les types de réunions que vous traitez, afin de trouver l'outil qui vous convient le mieux.

Josh Hoffman Chef de projet senior

Josh Hoffman adore explorer de nouvelles idées dans le domaine de la gestion de projet et des flux de travail logiciels, partager ses connaissances et donner des conseils pratiques pour aider les équipes à travailler plus intelligemment et à obtenir des résultats.

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