Con quasi 2,7 miliardi di utenti in tutto il mondo, WhatsApp è diventato uno strumento essenziale per le aziende di tutte le dimensioni. Ogni giorno oltre 175 milioni di persone interagiscono con gli account aziendali su WhatsApp . Questi numeri dipingono un quadro chiaro: WhatsApp sta diventando una piattaforma fondamentale per entrare in contatto con i clienti in modo efficace.
WhatsApp Business semplifica la gestione delle interazioni con i clienti, fornendo uno strumento di comunicazione affidabile e semplice per le aziende. Ma cosa succede se avete bisogno di più di una persona per gestire queste conversazioni? È qui che entra in gioco WhatsApp Business per più utenti.
In questo blog parleremo di come potete usare WhatsApp Business per consentire a più membri del team di connettersi con i clienti senza problemi. Dall'impostazione di dispositivi aggiuntivi all'utilizzo dell'API avanzata di WhatsApp Business, tratteremo tutto ciò che è necessario sapere per rendere felici il vostro team e i vostri clienti.
App WhatsApp Business per più utenti
L'app WhatsApp Business è stata lanciata nel 2018 per aiutare le piccole e medie imprese a connettersi con i propri clienti. Questa app, scaricabile gratuitamente, offre funzioni come messaggi automatici, risposte rapide e profili aziendali per rendere le interazioni più fluide e professionali.
Fino a settembre 2021, l'app WhatsApp Business poteva essere utilizzata solo su due dispositivi: uno smartphone e un PC. Ora, invece, è possibile collegare l'app WhatsApp Business su un massimo di cinque dispositivi, tra cui un telefono e quattro dispositivi aggiuntivi. Questo miglioramento consente a più membri del team di gestire le conversazioni da dispositivi diversi.
Vediamo come configurare l'app WhatsApp Business per la collaborazione tra più utenti in pochi minuti.
Collegamento di dispositivi per piccoli team (utilizzando WhatsApp Web/Desktop)
- Aprite l'app WhatsApp Business sul vostro telefono principale.
- Toccare i tre punti (Altre opzioni).
- Selezionare "Dispositivi collegati".
- Scegliere "Collega un dispositivo".
- Sul computer, aprire whatsapp o scaricare l'applicazione WhatsApp Desktop.
- Scansionare il codice QR visualizzato sullo schermo del computer utilizzando la fotocamera del telefono.
Ecco, è collegato!
Nota: il telefono principale deve essere connesso a Internet per collegare e utilizzare WhatsApp Business su altri dispositivi. Inoltre, ricordatevi di accedere al telefono principale ogni 14 giorni per mantenere collegati i dispositivi.
Limitazioni dell'app WhatsApp Business
L'app WhatsApp Business con dispositivi collegati è ideale per i piccoli team. È facile da configurare e gratuita e consente al team di gestire i messaggi dei clienti da diverse postazioni.
Ma quando l'azienda cresce e il numero di richieste aumenta, le limitazioni dell'app possono influire sul servizio clienti e sulla produttività degli agenti. Ecco alcune limitazioni da considerare:
- Limite di dispositivi: supporta solo fino a cinque dispositivi, il che può essere un problema per i team più grandi.
- Scalabilità: Non è stato progettato per gestire un volume elevato di interazioni con i clienti, quindi potrebbe faticare a soddisfare le richieste di un'azienda in crescita.
- Funzioni avanzate: Mancano le funzioni avanzate e l'automazione necessarie per le operazioni di assistenza clienti più estese.
WhatsApp Business Premium per più utenti
Nel 2022 Meta ha lanciato una versione a pagamento dell'app per le aziende, WhatsApp Business Premium. Attualmente è in fase di test e potrebbe esserci una lista d'attesa per l'accesso. Questa versione premium offre funzioni aggiuntive, come ad esempio una
- Presenza professionale sul web
- Supporto per un massimo di 10 dispositivi
- Funzionalità di assegnazione della chat
Per ulteriori informazioni su come accedere e connettersi a WhatsApp Business Premium su Android e iOS, consultare le istruzioni ufficiali di WhatsApp .
Limitazioni di WhatsApp Business Premium
Nonostante le sue funzioni avanzate, WhatsApp Business Premium presenta alcune limitazioni:
- Nessun supporto per i tablet: Non è possibile collegare e utilizzare l'applicazione sui tablet.
- Elenchi di broadcast: La creazione e la visualizzazione di elenchi di broadcast non è possibile sui dispositivi collegati.
- Limite di dispositivi: è possibile collegare fino a 10 dispositivi, ma solo uno di essi può essere uno smartphone.
- Disponibilità: Non è ancora disponibile per tutti, perché è ancora in fase di test.
- Automazione limitata: Le funzioni di automazione disponibili sono ancora limitate rispetto a strumenti di comunicazione aziendale più avanzati come i chatbot.
Se le dimensioni del vostro team rimangono invariate, avere da 5 a 10 dispositivi collegati a un numero WhatsApp vi permette di gestire il carico di lavoro in modo efficiente. Ma quando la vostra attività cresce e la vostra base di clienti si espande, avrete bisogno di una piattaforma più robusta per gestire l'aumento del volume e della complessità.
Parliamo quindi di un'altra soluzione: l'API di WhatsApp Business.
API di WhatsApp Business per più utenti
Se l'app WhatsApp Business è un ottimo punto di partenza per i piccoli team, le esigenze delle medie e grandi imprese sono molto più complesse. Non si tratta solo di essere disponibili su WhatsApp, ma anche di risolvere rapidamente le richieste, di gestire un elevato volume di chat e di tracciare le metriche delle prestazioni. WhatsApp Business API può aiutarvi a soddisfare tutte queste esigenze.
L'API di WhatsApp Business è dotata di strumenti come l'intelligenza artificiale e l'automazione avanzata che apportano diversi vantaggi alla vostra azienda. Alcuni di questi sono:
Scalabilità
L'API è stata progettata per supportare le crescenti esigenze delle aziende di medie e grandi dimensioni. Consente di gestire volumi elevati di interazioni con i clienti senza compromettere la qualità o la velocità.
Chatbot
L'API consente di integrare chatbot dotati di intelligenza artificiale in grado di rispondere alle domande più frequenti, inviare promemoria per gli appuntamenti o persino raccogliere informazioni di base sui clienti. Questi assistenti virtuali liberano gli agenti umani per affrontare richieste più complesse e fornire un'assistenza personalizzata.
Leggi anche: Creare un chatbot WhatsApp nel 2024: Passi e strumenti per l'integrazione
Integrazione CRM
L'API di WhatsApp Business consente di collegare WhatsApp ai sistemi CRM , creando un'unica fonte di verità per tutti i dati dei clienti. Ciò contribuisce ad aumentare la produttività e a snellire i flussi di lavoro. Il vostro team può gestire i dati dei clienti in modo più efficiente e personalizzare le interazioni in base alla loro storia di acquisti o alle loro preferenze, il che può portare a clienti più felici e a un aumento delle vendite.
Messaggi broadcast illimitati
L'API consente di inviare messaggi broadcast illimitati a un pubblico numeroso. Inoltre, è possibile segmentare i contatti per garantire che il messaggio giusto raggiunga le persone giuste.
Informazioni preziose sui clienti
L'API fornisce preziose metriche sulle interazioni con i clienti. È possibile monitorare il numero di conversazioni, la velocità con cui il team risolve le richieste e persino identificare le domande più frequenti. Questi dati consentono di identificare le aree di miglioramento e di ottimizzare la strategia di comunicazione.
Aumentare le vendite
Utilizzando l'API, è possibile mostrare i cataloghi dei prodotti direttamente all'interno delle chat di WhatsApp . Inoltre, l'API consente di integrare link di pagamento in chat. In questo modo si crea un percorso di acquisto fluido, in quanto i clienti possono sfogliare le opzioni, fare domande attraverso la chat e persino pagare, il tutto senza mai lasciare WhatsApp.
Leggi anche: Come costruire e ottimizzare il catalogo aziendale WhatsApp nel 2024?
Con le sue funzioni avanzate, l'API vi aiuta a gestire più agenti, a gestire più contatti e a ottimizzare i processi di comunicazione in modo efficiente.
Scegliere la giusta misura
Ecco una rapida guida per aiutarvi a decidere:
- Piccolo team (fino a 5 utenti): L'app WhatsApp Business è un'opzione conveniente e facile da usare per iniziare.
- Team in crescita (oltre cinque utenti) o necessità di funzioni avanzate: L'API di WhatsApp Business offre scalabilità, strumenti avanzati e automazione per potenziare la vostra azienda in crescita.
In definitiva, la scelta migliore dipende dalle vostre esigenze e risorse specifiche. Prima di prendere una decisione, considerate le dimensioni del vostro team, il budget e le funzionalità desiderate.
Tuttavia, esiste un'opzione che offre diverse funzioni avanzate senza richiedere l'API di WhatsApp Business: TimelinesAI. Vediamo come questa piattaforma può aiutare la vostra attività.
Come utilizzare Whatsapp Business con più utenti tramite TimelinesAI?
Se state cercando una piattaforma che aiuti il vostro team ad accedere a tutte le comunicazioni con i clienti attraverso una casella di posta condivisaWhatsApp , non cercate altro che TimelinesAI. Consente di integrare tutte le piattaforme di comunicazione, migliorando la collaborazione e la trasparenza del team. Ecco come iniziare rapidamente:
- Andate su TimelinesAI e create un account.
- Dalla dashboard di TimelinesAI , utilizzate lo scanner WhatsApp del vostro telefono per scansionare il codice QR visualizzato.
Come aggiungere membri del team in TimelinesAI?
Ecco una guida rapida per invitare i compagni di squadra nel vostro spazio di lavoro TimelinesAI :
- Andate alla scheda del menu Team in TimelinesAI.
- Nel campo Invita collaboratore, inserire l'indirizzo e-mail del membro del team che si desidera aggiungere.
- Fare clic su Invita.
Per impostazione predefinita, i membri saranno assegnati al ruolo di "compagno di squadra". È possibile cambiare il ruolo in "Collaboratore".
- Compagno di squadra: Può visualizzare tutte le chat nell'area di lavoro e modificarle, ma non può cancellare il proprietario. (Ideale per i membri del team principale)
- Collaboratore: Può vedere solo le chat con cui è stato specificamente condiviso e può modificare solo i contenuti creati all'interno di tali chat. (Ideale per gli esterni o per un accesso limitato)
Perché usare TimelinesAI per collegare più utenti WhatsApp ?
TimelinesAI offre diversi vantaggi che possono migliorare significativamente la comunicazione e la collaborazione WhatsApp del vostro team:
1. Posta in arrivo condivisa e flusso di lavoro semplificato
TimelinesAI crea una casella di posta condivisaWhatsApp , eliminando la necessità di passare da un dispositivo all'altro o da un account all'altro. Questo snellisce il flusso di lavoro, consentendo al team di:
- Rispondere più rapidamente alle richieste: Tutti i messaggi sono facilmente accessibili, garantendo risposte più rapide e una maggiore soddisfazione dei clienti.
- Collaborazione senza soluzione di continuità: I membri del team possono facilmente discutere i messaggi internamente, assegnare compiti e mantenere tutti sulla stessa pagina.
- Mantenere un'esperienza coerente del marchio: Fornite una voce unificata per il vostro marchio con una gestione centralizzata delle comunicazioni.
2. Miglioramento della collaborazione di gruppo
TimelinesAI va oltre la casella di posta condivisa. Rende il lavoro di squadra facile e divertente, offrendo le seguenti funzionalità:
- Assegnare le chat e impostare promemoria: Distribuite il carico di lavoro in modo efficiente assegnando le chat ad agenti specifici e impostando promemoria per le azioni di follow-up.
- Commenti interni e condivisione dei messaggi: Utilizzate i commenti interni alle chat per discutere i messaggi in privato con il vostro team. Potete anche condividere i link a messaggi specifici per facilitare la consultazione e la collaborazione.
- Autoresponder e distribuzione automatica delle chat: Impostate risposte automatiche alle domande più frequenti e distribuite automaticamente le chat in entrata in base a regole predefinite. In questo modo si risparmia tempo e si garantisce che tutte le richieste vengano gestite in modo efficiente.
3. Integrazione CRM senza problemi
Collegate il vostro account WhatsApp ai più diffusi sistemi CRM come Pipedrive, Hubspot, Zoho, monday.com e Salesforce direttamente all'interno di TimelinesAI. Questo vi permette di:
- Centralizzare i dati dei clienti: Gestite tutte le interazioni con i clienti senza soluzione di continuità all'interno della vostra piattaforma CRM esistente.
- Ottenere informazioni preziose: Tracciate e analizzate le conversazioni WhatsApp insieme agli altri dati dei clienti per una visione e una comprensione olistica.
- Migliorare l'esperienza complessiva del cliente: Fornire un percorso del cliente più coerente ed efficiente attraverso tutti i canali e i punti di contatto.
4. ChatGPT Autoresponder - Nessun codice richiesto!
TimelinesAI offre una caratteristica unica: un autoresponder integrato con ChatGPTper il vostro account WhatsApp . Questo vi permette di:
- Creare chatbot senza codificare: Impostare risposte automatiche a domande o saluti comuni senza bisogno di conoscenze di codifica.
- Coinvolgere i clienti in tempo reale: Rispondete automaticamente alle richieste, fornite informazioni e mantenete le conversazioni in corso.
- Supporto multilingue: Raggiungete un pubblico più vasto rispondendo alle domande in più lingue.
5. Monitoraggio delle prestazioni e analisi del team
Ottenete informazioni preziose sulle prestazioni del vostro team utilizzando il cruscotto Statistiche di TimelinesAI. Questo cruscotto fornisce metriche chiave come i messaggi inviati, ricevuti e il tempo medio di risposta. Questi dati possono aiutarvi a monitorare l'efficienza del vostro team e a identificare le aree di miglioramento.
Come l'utilizzo di WhatsApp Business con più agenti può giovare al servizio clienti
Una casella di posta condivisa può essere una manna per il servizio clienti. Quando arriva un messaggio di un cliente, è possibile assegnarlo facilmente all'agente più qualificato in base alle sue competenze.
In caso di domande complesse, gli agenti possono condividere le note interne all'interno delle chat. Tutti possono essere sulla stessa pagina e fornire una risposta coerente e ben informata al cliente.
Ora, ci saranno sempre delle FAQ. Utilizzando TimelinesAI, domande come "Quali sono i vostri orari di lavoro?", "Qual è la vostra politica di restituzione?" possono essere facilmente automatizzate. Questa automazione consente al vostro team di concentrarsi su attività strategiche, mentre i clienti ricevono le loro domande in pochissimo tempo. A proposito di efficienza!
Leggi anche: Guida su come usare WhatsApp per il servizio clienti
Come l'utilizzo di WhatsApp Business con più agenti può favorire le vendite
TimelinesAI crea un hub centrale - una casella di posta condivisa - dove l'intero team di vendita può accedere, visualizzare e rispondere alle richieste dei clienti. Inoltre, grazie a strumenti come le note interne, i filtri e le chat di gruppo, TimelinesAI può migliorare notevolmente la collaborazione tra i team.
Il team di vendita può condividere le proprie intuizioni, discutere le strategie e studiare insieme le soluzioni, ottenendo un approccio di vendita più efficace.
TimelinesAI può anche riassumere le lunghe chat di WhatsApp utilizzando l'integrazione ChatGPT e fornire al team di vendita riepiloghi di facile lettura. Il riepilogo delle chat aiuta a identificare rapidamente le esigenze, le preferenze e le intenzioni di acquisto dei clienti, che possono essere utilizzate per adattare le loro proposte di vendita.
Inoltre, l'autoresponder ChatGPT integrato può gestire le domande preliminari dei clienti e raccogliere informazioni preziose. Dopodiché, gli agenti di vendita possono rispondere e concentrarsi sul nurturing di lead di qualità.
Aumentare la collaborazione tra i team, ✅. Migliorare la soddisfazione dei clienti, ✅. Semplificare il percorso di vendita, ✅. Ottimizzare il flusso di lavoro complessivo, il controllo e l'accoppiamento.
Conclusione
WhatsApp Business offre alle aziende di tutte le dimensioni una soluzione potente per connettersi e coinvolgere i clienti. Che si tratti di un piccolo team o di una grande azienda, WhatsApp Business con più utenti può aiutarvi a ottimizzare le comunicazioni, ad aumentare la soddisfazione dei clienti e a far progredire la vostra attività.
Sebbene l'app WhatsApp Business sia un ottimo punto di partenza, presenta dei limiti per i team in crescita. L'API di WhatsApp Business offre funzionalità avanzate e scalabilità, ma richiede maggiori competenze e risorse tecniche.
TimelinesAI colma il divario, fornendo una piattaforma di facile utilizzo con potenti funzionalità come una casella di posta condivisa, strumenti di collaborazione tra team, integrazioni CRM e un autoresponder ChatGPT integrato. Inoltre, non è necessario disporre di WhatsApp Business API per iniziare. Per capire come la piattaforma può risolvere tutte le vostre esigenze di comunicazione, programmate una demo utilizzando questo link.
Domande frequenti: Domande frequenti
Q. Un account WhatsApp Business può essere utilizzato da più utenti?
A. Sì, ci sono alcuni modi. WhatsApp Business consente di collegare fino a 4 dispositivi aggiuntivi (telefoni o computer) per gestire un account. Con WhatsApp Business Premium (accesso limitato), è possibile collegare fino a 10 dispositivi. Un'altra opzione è TimelinesAI , una piattaforma che consente di gestire più utenti utilizzando una casella di posta condivisa.
Q. Posso usare WhatsApp su due telefoni con lo stesso numero?
A. No, non è possibile utilizzare lo stesso account WhatsApp Business su due telefoni contemporaneamente. Tuttavia, è possibile collegare fino a 4 telefoni (o un telefono con Premium) al proprio numero principale per accedere da più dispositivi.
Q. Cosa succede alla mia cronologia dei messaggi quando mi collego a un altro dispositivo?
A. Quando si collega un nuovo dispositivo al proprio account WhatsApp Business, la cronologia dei messaggi non viene trasferita automaticamente a causa delle misure di sicurezza. Tuttavia, alcune chat recenti potrebbero essere sincronizzate dopo il collegamento.
Q. WhatsApp Business è gratuito?
A. Sì, l'app WhatsApp Business può essere scaricata e utilizzata gratuitamente per la maggior parte delle funzioni di base. Queste includono la creazione di un profilo aziendale, l'utilizzo di messaggi di saluto automatici e la gestione delle chat. Tuttavia, alcune funzioni avanzate, come la possibilità di collegare più di cinque dispositivi o di accedere ad analisi dettagliate, potrebbero richiedere un servizio di abbonamento a pagamento come WhatsApp Business Premium (attualmente in fase di test).
